SISTEMAS CONTABLES Y NUEVAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN

El artículo nos muestra como en la actualidad el mundo de los negocios avanza rápidamente, a la vez que lo hace la tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos. Todo esto también afecta al desarrollo de la contabilidad y a la actividad del profesional contable, siendo la contabilidad quizás una de las actividades más importante dentro del campo de los negocios, ya que nos informa acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos.

La importancia de los sistemas de información contable esta en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas, como para aquellos usuarios externos de la información.

Las nuevas demandas de información dan lugar a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo.

Así aparecen nuevos conceptos, como:

- El “capital intelectual”, que va cobrando cada vez mayor importancia como instrumento capaz de elevar el reconocimiento de los demás entes económicos y atraer la mirada de potenciales inversores, dada la confianza que les puede generar.

 Los elementos que se pueden incluir dentro de este intangible, como por ejemplo las relaciones estratégicas con proveedores, o las cualidades humanas de un empleado, se convierten hoy día en elementos diferenciadores, elementos que te pueden hacer distinto al resto y que a la larga pueden convertirse directamente en la causa de un aumento importante en la rentabilidad de una empresa y del crecimiento de la misma. Como ya antes dijimos todo ello puede mejorar si va acompañado de un tecnología competitiva e innovadora.

En este aspecto quizá si debo de reconocer que un buen uso de una buena tecnología puede ser equivalente  a un éxito garantizado. Así, pienso que a todos estos nuevos elementos se le tiene que dar el trato que se merece en la empresa, incluyéndolos como elementos estratégicos en ella.

Como ya muestro en otro de mis artículos, soy una persona que no se adapta muy bien al uso de las nuevas tecnologías, pero en este caso concreto si que reconozco la validez de los nuevos horizontes que proporciona la misma.

La contabilidad en la actualidad, debe encontrar y aplicar nuevos elementos que le permitan reflejar todo lo que ocurre en la empresa evidenciándolo en os estado financieros y en los respectivos informes. Un electo que produce estos nuevos cambios en la presentación de la información es que hace que sobresalga en medio de otras empresas, como ya antes comente.

La utilización de los Sistemas de información se han venido desarrollando desde que se comenzaron a incluir los ordenadores informáticos en el soporte técnico de las empresas, para convertir sus datos en algo ágil y ordenado; por ello se han ido creando diferentes “S.I” que se acomoden a las características y los fines que se quieren alcanzar en los entornos en los que se desenvuelven las empresas.

En estos de debe de tener muy en cuenta los avances tecnológicos que se han dado en las comunicaciones, por esto se resaltan tres elementos básicos para las empresas que quieran estar dentro del circulo de las grandes lideres en producción, costos y manejo de sus negocios: el Internet, el intranet ( red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de formación y sistemas operacionales) y el extranet (parte de la intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella), representando grandes ventajas para las empresas que lo implantan.

Hasta ahora solo hemos hablado de las ventajas que proporcionan las nuevas tecnologías en el mundo contable, pero ¿existen riesgos?

En contabilidad, el equivocarse en una sola cifra puede suponer pasar de encontrarse en un pacifico estado de equilibrio financiero a encontrarse en un importante estado de desequilibrio.

No deja de ser el ser humano el responsable de incluir una serie de datos en un programa específico, y el ordenador no entiende de número, simplemente realiza operaciones. Es decir, un minúsculo fallo humano no tiene porque ser apreciado por un perfecto programa informático, y es aquí donde pongo de manifiesto el riesgo que supone esta novedosa forma de trabajar. Un ordenador acepta las ordenes que un ser humano le dictamina, pero en ningún caso será capaz de detectar un error y ni mucho menos de corregirlo.

La capacidad que no ofrece un ordenador para guardar datos es increíble, podríamos guardar los asientos contables de todos los ejercicios contables de una gran multinacional en cuestión de segundos; pero también en cuestión de segundos podríamos perderlos, cosa que no sucedería cuando todos estos documentos estuvieran escritos en papel y guardados en carpetas en una habitación destinada únicamente a ello.

Realmente no sabría sacar una conclusión clara a este dilema ¿es mejor trabajar con un programa novedoso o con lo tradicional?

Pienso que si que es cierto que “normalmente” las nuevas tecnologías facilitan y agilizan la actividad de un contable, pero me atrevería a decir que no en todas las ocasiones; ya que a mas de uno de esos contables seguramente, no le habrá facilitado su jornada laboral. 

BIBLIOGRAFÍA

- Aparisi Caudeli José Antonio y Ripio Feliu Vicente M. Los Sistemas de Información Estratégica en Ambientes Competitivos. En: Revista del Contador, Enero – Marzo., 2001, pp. 113-131.

- Mantilla Blanco Samuel Alberto. De los Riesgos de Auditoria a los cambios del negocio. El Cambio de Modelo. En: Revista del Contador, Octubre – diciembre.2002, pp. 20 – 85.

- Rojo Ramírez Alfonso A. Sistemas Contables y Nuevas Necesidades de Información. En: Revista del Contador, Julio- Septiembre.2001, pp 9 - 43.

<iframe width="560" height="349" src="http://www.youtube.com/embed/yqIXbqX86eY" frameborder="0" allowfullscreen></iframe>

EL DIARIO DE UNA CHICA…..¿NORMAL?

Hasta la llegada del segundo cuatrimestre pensaba que era una chica “moderna”, una persona que estaba bastante familiarizada con las nuevas tecnologías e incluso me atrevía a decir que aunque no me gustaban demasiado, debía de  reconocer que resultaba práctico y sencillo comunicarse a través de ellas.

Reconozco que soy una persona a la que no le gusta lo desconocido, no me gustan los cambios. Por eso considero que un gran paso en mi vida fue dejar atrás el “sms” tradicional de móvil para dar paso a los e-mails. Esto ya me costo, pero al ver que todo mi entorno se comunicaba de está forma, un día llegue a la conclusión que para seguir teniendo amigos o que se me considerara una persona “normal” era necesario crearme inmediatamente una cuenta en Messenger.

Así lo hice, ya era igual que el resto: ¡Tenía un móvil y además una cuenta en Messenger!, parecía que volvía a ser normal, ya que hasta entonces el hecho de no mandar e-mails me trasladaba directamente a la prehistoria.

Por desgracia esta fase de normalidad duró poco. Habría mandando 10 e-mails, cuando escuché por primera vez la palabra: Tuenti. En ese momento aún no sabía, que de nuevo, me quedaría obsoleta.

Durante algún tiempo hice “oídos sordos” cuando aparecía la dichosa palabra en una conversación, pero pronto se convertiría en otra herramienta fundamental necesaria para no volver al periodo prehistórico hasta en el que hace poco había vivido. De nuevo por la misma razón que ya antes expliqué y no quiero volver a repetir, me ví obligada ha crearme una cuenta en Tuenti. Esta vez me prometí a mi misma que aunque para el resto del mundo fuese neandertal no me volvería a crear una cuenta de este tipo.

Es en este momento cuando entra en acción la asignatura “NORMALIZACIÓN CONTABLE INTERNACIONAL” y con ella Facebook, Delicious, Blogger, Twitter y algunos más.

El primer día de clase pensé que todo era una broma, que eso no me estaba pasando a mí. Un primer pensamiento fue: me prometí a mi misma que no lo haría, así que... Pero me equivoqué, ¡¡¡3 puntos sobre 10, son 3 puntos, así que me desdigo!!!.

Fue entonces cuando aquella promesa se vino abajo, me hice un Facebook, un Twitter y hace algunos días un Blog. La verdad es que a día de hoy aún no se utilizar el Twitter he colgado varias cosas sin poner la etiqueta necesaria, los ejercicios que se mandaron hace dos meses para completar, yo los encontré hace poco…. La verdad es que con Twitter mi relación no es muy estrecha.

Parece que Facebook si comienzo a entenderlo. Es una herramienta que si se le sabe dar un buen uso puede ser muy buena, pero normalmente el uso que le da la gente, no es precisamente el “bueno”. La mayoría lo ve como un medio perfecto para conocer al nuevo novio de la vecina, o ver que ropa llevaba fulanito en la boda de……pienso que se pierde la intimidad cuando te haces usuario de herramientas de este tipo, con ese fin. Así que siento decir que si es necesario ser catalogada de neandertal para no perder la poca intimidad que en estos días nos queda, así será.

Blogger a pesar de que también es difícil de manejar, creo que es de las nuevas herramientas que han entrado a formar parte de mi vocabulario, sin duda la más práctica, y a la vez la  que más bonita puedo ver, ya que es una ventana a la libre expresión, puedes escribir lo que piensas sin tener que reducir tus palabras porque un día pensaron los creadores de una plataforma no superar un máximo de caracteres.

Se que quizás negarse a utilizar todas estas herramientas en la “era de la comunicación” es de ser raro, o mejor dicho de no ser normal, pero es que realmente creo que no son necesarias, que la necesidad la crea el ser humano y cada uno debe de ser libre para elegir.

"EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS LA ESTRATEGIA ES DIFERENTE"

Muchos ejecutivos de empresas de servicios son conscientes de que la dirección estratégica de esas empresas es diferente de la de las empresas productivas.

Los directores generales deben hacerse  preguntas sobre dirección estratégica. Las respuestas a éstas en las empresas de servicios son con frecuencia únicas. Algunas de ellas, teniendo en cuenta los aspectos que se preguntan, son que la diferencia entre empresas de servicios y de productos depende en gran parte del tipo específico de servicio. Respecto a cómo defender la empresa, las empresas de servicios necesitan  unas estrategias de competencia distintas de las empresas orientadas a los productos. Si se quiere que la institución sea duradera, debe prestarse una cierta atención a la gestión de  las economías de escala, de la tecnología patentada y de la reputación de la empresa. La fijación de precios de los servicios es nebulosa; ya que la fijación de precios basada en el coste resulta difícil de lograr. La empresa de servicios debe prestar una atención particular a la capacidad de renovar su credibilidad en el mercado. El proceso de desarrollo de nuevos servicios debe tener en cuenta la naturaleza abstracta y perecedera de los mismos.

Los servicios son mucho más abstractos que los productos. La imagen mental predominante respecto «al modo en que funcionan las cosas» en el sistema capitalista está basada en el producto. Esta imagen origina un lenguaje orientado al producto que restringe la comunicación de forma que no es posible desarrollar enfoques innovadores para dirigir el negocio de los servicios.

La imagen tradicional de la empresa de servicios consiste en que éste se presta de forma «invariable e inevitablemente personal». Lo que es erróneo, porque hay servicios que los proporciona un equipo automático.

En las empresas orientadas al producto, la barrera más utilizada contra la entrada de la competencia, es el capital. A medida que una empresa de este tipo crece, puede obtener ventajas de las economías de escala y ofrecer un producto diferenciado; esto puede resultar rentable porque se centran en un producto uniforme, pero en las empresas de servicios el resultado puede ser la descentralización del proceso de producción del servicio y la reducción de oportunidades de desarrollar economías de escala. Pero los directores de estas empresas no deben sacar la conclusión de que no tiene oportunidades para obtenerlas y para crear barreras de capital a la entrada de competidores. Por el contrario, existen ejemplos de economías de escala en empresas de servicios basadas en equipos. La cobertura publicitaria, junto con  la tecnología patentada y la diferenciación de servicios, pueden ser otra barrera de entrada.

En las empresas de productos la diferenciación de servicios se desarrolla y comercializa de tal forma que consigue una identificación de marca en el mercado. En cambio, la empresa de servicios desarrolla una reputación para el tipo y la calidad del servicio que produce.

Es erróneo pensar que las empresas de servicios no pueden conseguir puntos de apoyo operativos fuertes y, con ello, mejorar los márgenes de beneficio.

La sustitución de mano de obra por capital es el método clásico de obtener ventajas operativas. Cuando las tareas no pueden automatizarse, es posible sustituir mano de obra costosa por mano de obra barata para obtener una ventaja. Este podría ser el caso de una asesoría.

El proceso de ingeniería del valor se ha hecho popular en la última década. En las empresas de servicios, el servicio suministrado debe desglosarse en sus partes componentes. Pero es más complicado en estas empresas porque es difícil saber qué atributo es más importante para la decisión del cliente.

La fijación de precios de los servicios se basa más en el valor que en el coste. Se practica un juego interesante, la reducción de precios, que es el arma estratégica menos conocida.

La tarea de investigación para el desarrollo de nuevos servicios es diferente de la de productos y más difícil; ya que puede requerir importantes esfuerzos de marketing que aumentarían el coste. Sin embargo, en las empresas basadas en las personas pueden convertirse  en ventaja.

Lo que deberían hacer los ejecutivos es modificar el lenguaje de las empresas. Si los ejecutivos hablan de servicios, también podrán pensar en servicios y en las características que los hacen únicos.

  Como se muestra en el artículo, la naturaleza de la actividad hace que cada empresa tenga su propia estructura organizativa, y del mismo modo, su propia estructura de control; de ahí que podamos diferenciar entre empresas orientadas al producto y empresas de servicios. Incluso dentro de éstas, podemos diferenciar entre empresas de servicios basadas en los equipos y empresas de servicios basadas en las personas.

Con la diferenciación de empresas de productos y empresas de servicios podemos ver como cada negocio tiene los llamados “factores de claves de gestión”, es decir, factores a vigilar de forma especial para asegurar el éxito empresarial.

En el artículo, pienso que se hace referencia a que  muchos directivos no diferencian bien  los factores de gestión propios de cada uno de los 2 tipos de empresas: «dado que la producción ha sido la fuerza económica dominante durante los últimos cien años, la mayor parte de los ejecutivos han sido formados, tanto en el terreno de la educación formal como en la práctica de empresas, para pensar en la dirección estratégica desde una perspectiva de producto». Por lo que los ejecutivos pueden fallar a la hora de dirigir la empresa y de dividirla en distintas unidades organizativas.

Considero que uno de estos factores claves de gestión sería las barreras de entrada; en las empresas de productos, la más utilizada es la del capital. Éstas pueden obtener ventajas de las economías de escala, y en gran parte los esfuerzos para ello pueden resultar rentables; pero en las empresas de servicios, al ser el servicio un elemento abstracto y perecedero, debe ser producido y entregado por una empresa individual, y muchas veces por unión de equipos o de personas individuales. Aquí vemos como la naturaleza del bien influye en la manera de actuar de una forma u otra, porque una empresa de servicios en este caso tendrá que prestar una mayor atención a la localización. Otra barrera de entrada es la tecnología patentada, que se suele utilizar más en las empresas de servicios basadas en los equipos. Por ejemplo, en una industria de ordenadores la gama de programas que ofrece una empresa de tiempo compartido es totalmente crítico para el esfuerzo de ventas de los servicios de esa empresa, es decir, tienen que controlar especialmente esta parte de su proceso y  tomar las medidas necesarias para que pueda obtener ventajas respecto a la competencia.

También podemos considerar como otro factor de gestión la reducción de costes: la sustitución de mano de obra por capital suele ser el método clásico de obtener ventajas operativas (el capital se suele utilizar para adquirir maquinaria); pero puede suceder que las tareas no pueden automatizarse porque se necesitan a las personas, es decir, debe utilizarse juicio humano. En muchas ocasiones, es posible sustituir mano de obra costosa por mano de obra barata, como sucede en las asesorías.

Otro factor clave que, en mi opinión, hace que una empresa se diferencie de otra debido a la naturaleza de su actividad, es la diferenciación de servicios; ya que una empresa de servicios debe hacer más hincapié en las unidades organizativas que se dedican fundamentalmente  a desarrollar una reputación para el tipo y la calidad del servicio que producen, debido a la naturaleza del servicio; y cuanto más abstracto y complejo sea, mayor es la necesidad y capacidad de desarrollara esta reputación. En cambio, las empresas de productos se deben preocupara por la marca.

Podemos considerar como control previo o preliminar, a la ingeniería de valor. Ésta es un  proceso que consiste en determinar qué cambios pueden hacerse en el diseño y/o en los procesos de producción, para reducir el coste de fabricación de un producto sin que disminuya su utilidad. Un proceso similar se utiliza en el caso de los servicios: el servicio suministrado debe desglosarse en sus partes componentes. Se trata de determinar qué partes del servicio son esenciales, qué partes pueden eliminarse y qué adiciones poco importantes podrían mejorar ese servicio.

Un ejemplo podría ser el de Holiday Inss: esta compañía ha promocionado la idea de que en sus servicios no hay sorpresas. Se ha garantizado que el servicio es de calidad uniforme en todo el país, porque creen que es lo más importante para sus clientes. Por ello, ponen el énfasis el mantenimiento de la calidad del servicio principal.

Observamos con este ejemplo, que en esta empresa el factor clave sería aquella unidad encargada de la calidad del servicio.

Podríamos identificar como otro factor clave de gestión  el desarrollo de nuevos servicios; que se realiza  tanto en las empresas de productos como en las empresas de servicios. Pero en las empresas destinadas a servicios, el tipo de investigación y desarrollo que se realiza es diferente, ya que estas tareas son más difíciles por la falta de un producto físico.

En el caso de las tareas de investigación y desarrollo que desarrollan las empresas de productos, es posible que el producto se les puede mostrar a los clientes, los cuales pueden tomar algunas decisiones básicas sobre su interés por el producto; pero en el caso de los servicios es complicado hacer esto.

Sin embargo, la dificultad de estas pruebas puede llegar a ser una ventaja ya que los servicios, incluso cuando ya están introducidos en le mercado, son moldeables y pueden cambiarse; de esta manera, este factor pueda llevar al éxito. Comprobamos que la naturaleza de la actividad vuelve a incidir.

                                                                                                                                                                 

BIBLIOGRAFIA

• Autores: Dan R. E. Thomas
• Localización: Harvard Deusto business review